公章、介绍信及登记证书使用管理规定

一、公章的管理和使用

1、基金会启用印章为“北京国典传承公益基金会”和机构财务专用章。基金会印章由行政部门保管，机构财务类印章由财务部保管。

2、各种印章使用必须经过严格审核审批手续。基金会印章由秘书长批准使用；财务类印章由财务主管批准使用。

3、公文加盖印章，用印者须填写用印登记薄并签名及用印时间。各种公章未经有审批权的领导批准，一律不得携出保管部门，如需携出单位，应由公章保管人持印章同往监印。

4、印章由专人保管，在安全、加密柜橱中存放，加盖印章须由公章保管人亲自操作，公文及重要印件须建档备查。

5、基金会不允许使用电子印章，任何人不允许以照片或扫描件形式使用基金会印章。

二、介绍信的管理和使用

1、基金会介绍信主要用于基金会工作人员对外联系工作、商洽事务。

2、介绍信由行政部指定专人负责保管。

3、工作人员使用介绍信须经秘书长同意。

4、使用介绍信须按内容逐项填写、登记，文字要简洁明确，注明工作任务或目的，并认真填写有效期、日期，加盖印章后方可使用。

5、一般不开空白介绍信，因特殊情况需要时，须另写明用途及要求，如未使用，应退回行政部注销。

三、登记证书的管理和使用

1、登记证书是指北京市民政局颁发的准予注册并开展公益活动的证书。

2、登记证书分正本和副本。

3、登记证书由行政部负责保管、年检。

4、登记证书正本须在办公场所明显位置悬挂。

5、各部门使用登记证书复印件须由秘书长批准，需要加盖公章的按公章使用规定执行。

6、各部门须携带登记证书外出，须秘书长批准，并由行政部登记备案。

本制度于2018年3月制定，自2018年3月10日起实施，若本制度与国家相关规定有悖之处，以国家规定为准。